งานบริษัทหรือสัมมนา แจกรูปให้ผู้เข้าร่วมยังไง ไม่ต้องส่งทีละคน
· ทีม Kasha
งานบริษัท งานสัมมนา หรืองานเปิดตัวสินค้า มักมีช่างภาพเดินถ่ายทั้งวัน พองานจบ ทีมงานก็เจอแชทถามว่า "มีรูปผมไหม" "ขอรูปตอนขึ้นเวทีหน่อย" ทีละคน บทความนี้เป็นแผนแจกรูปตั้งแต่ก่อนงานถึงหลังงาน ให้ผู้เข้าร่วมได้รูปของตัวเองเร็ว และทีมไม่ต้องนั่งส่งให้ทีละคน
ทำไมเรื่องนี้สำคัญกว่าที่คิด
รูปที่ผู้เข้าร่วมโพสต์ลงโซเชียลของตัวเองคือการบอกต่อที่ไม่ต้องจ่ายค่าโฆษณา แต่คนจะโพสต์ก็ต่อเมื่อได้รูปตอนที่ยังอินกับงานอยู่ ถ้ารูปมาถึงสัปดาห์ถัดไป ส่วนใหญ่ก็แค่กดบันทึกไว้แล้วไม่ได้โพสต์ ยิ่งรูปมีโลโก้งานหรือแฮชแท็กติดอยู่ คนที่เห็นโพสต์ก็ยิ่งรู้ว่ารูปมาจากงานไหน
ก่อนงาน: ตัดสินใจ 4 เรื่อง
- ใครได้รูปอะไร ให้ทุกคนดูอัลบั้มรวมทั้งงาน หรือให้แต่ละคนได้เฉพาะรูปที่มีตัวเอง งานที่มีลูกค้าหรือคู่ค้าหลายบริษัทมาด้วยกัน แบบหลังมักเหมาะกว่า
- ส่งเมื่อไหร่ ระหว่างงาน ตอนเย็นวันเดียวกัน หรือหลังทีมคัดรูปเสร็จ ถ้าอยากให้คนโพสต์ระหว่างงาน ช่างภาพต้องอัปโหลดเป็นรอบ
- ใส่อะไรบนรูป โลโก้งาน โลโก้สปอนเซอร์ หรือกรอบตามธีมงาน ควรวางไว้ที่ขอบรูป ไม่บังหน้าคน
- ส่งทางไหน QR ในงาน, LINE OA ขององค์กร หรืออีเมลหลังงาน เลือกช่องทางที่ผู้เข้าร่วมเปิดดูอยู่แล้ว
บรีฟช่างภาพให้ชัด
- อัปโหลดเป็นรอบ เช่น ทุกช่วงพักเบรก แทนที่จะรอส่งทีเดียวหลังงาน
- รายการรูปที่ต้องมี ผู้บริหารบนเวที ผู้พูด บูธสปอนเซอร์ รูปหมู่ทีม และบรรยากาศคนในงาน
- ขนาดไฟล์สำหรับแจก ไฟล์สำหรับลงโซเชียลไม่ต้องใหญ่เท่าไฟล์ต้นฉบับที่ทีมการตลาดเก็บไว้ใช้
- ใครเป็นคนคัดรูป รูปหลุดหรือรูปหลับตาควรถูกคัดออกก่อนถึงมือผู้เข้าร่วม
ระหว่างงาน: ให้คนรู้ว่ารับรูปได้ที่ไหน
ระบบดีแค่ไหน ถ้าคนไม่รู้ว่ามีก็ไม่มีใครใช้ จุดที่ควรวาง QR หรือบอกช่องทางรับรูปคือ
- จุดลงทะเบียน และบนบัตรคล้องคอ
- ฉากถ่ายรูปหรือโฟโต้วอลล์
- บนจอหน้าเวทีช่วงพักเบรก
- ให้พิธีกรประกาศก่อนพักเบรกและก่อนปิดงาน
เรื่องความเป็นส่วนตัวที่ไม่ควรมองข้าม
- แจ้งตั้งแต่หน้าลงทะเบียน ว่ามีการถ่ายรูปในงาน และรูปจะเอาไปใช้ทำอะไร
- มีทางให้คนที่ไม่อยากถูกถ่าย เช่น สายคล้องคอหรือสติกเกอร์สีต่างจากคนอื่น แล้วบอกช่างภาพให้เลี่ยงคนกลุ่มนี้
- ถ้าใช้ระบบสแกนหน้า ต้องขอความยินยอมแยกต่างหาก และมีทางให้คนที่ไม่ยินยอมยังได้รูป รายละเอียดอยู่ในบทความเรื่อง PDPA กับระบบสแกนหน้า
หลังงาน
- ส่งไฟล์ต้นฉบับทั้งหมดให้ทีมการตลาด แยกจากชุดที่แจกผู้เข้าร่วม
- ตั้งวันปิดอัลบั้มและวันลบข้อมูลไว้ล่วงหน้า แล้วแจ้งผู้เข้าร่วมว่ามีเวลาดาวน์โหลดถึงเมื่อไหร่
- ส่งข้อความขอบคุณพร้อมลิงก์รับรูปอีกรอบ สำหรับคนที่ยังไม่ได้สแกนในงาน
มีตู้ถ่ายรูปในงานด้วยไหม
ถ้างานมีตู้ถ่ายรูปให้แขกถ่ายเล่น แขกจะได้รูปพิมพ์กลับบ้าน และสแกน QR รับไฟล์ลงมือถือได้ด้วย ดูรายละเอียดได้ที่แพ็กเกจเช่าตู้ Kasha Booth
เรากำลังทำ Kasha Event ระบบที่ให้ผู้เข้าร่วมสแกน QR แล้วเซลฟี่หนึ่งรูป เพื่อรับเฉพาะรูปที่มีหน้าตัวเองจากช่างภาพทั้งงาน และใส่โลโก้งานหรือสปอนเซอร์บนรูปได้ ตอนนี้เปิดรับงานทดลองอยู่ ถ้ามีงานบริษัทหรือสัมมนาที่อยากลองใช้ ทักมาคุยกันได้
ทัก LINE ขอเข้างานทดลอง